Smlouva o zpracování osobních údajů
Účinnost od: 24. července 2026
Verze: 1.0
Tato smlouva o zpracování osobních údajů („DPA“) je součástí smlouvy o používání služby Účetní OS mezi zákazníkem a společností:
Zajíček Consulting s.r.o.
IČO: 07343957, DIČ: CZ07343957
Sídlo: Nové sady 988/2, Staré Brno, 602 00 Brno
Zapsaná u Krajského soudu v Brně, sp. zn. C 120936
E-mail: [email protected]
Použije se, pokud zákazník jako správce nebo zpracovatel vloží do Účetní OS osobní údaje a Zajíček Consulting s.r.o. je pro něj zpracovává.
1. Předmět, povaha a doba zpracování
Zpracováváme osobní údaje pouze za účelem provozu, podpory, zabezpečení a rozvoje funkcí Účetní OS, které si zákazník objednal nebo aktivoval. Zpracování trvá po dobu smlouvy a následně jen po dobu nutnou k předání, výmazu, anonymizaci, obnově ze záloh nebo splnění právní povinnosti.
Operace mohou zahrnovat příjem, uložení, strukturování, vytěžení, vyhledání, zobrazení oprávněným uživatelům, export, zálohování, opravu, omezení a výmaz.
2. Subjekty a kategorie údajů
Podle činnosti zákazníka může jít zejména o údaje:
- zákazníků, dodavatelů, zaměstnanců, uchazečů, spolupracovníků, statutárních orgánů a kontaktních osob,
- identifikační, kontaktní, smluvní, účetní, daňové, bankovní, platební, mzdové a personální,
- údaje obsažené v dokladech, smlouvách, komunikaci, přílohách a auditních záznamech,
- zvláštní kategorie údajů jen tehdy, pokud je zákazník do služby oprávněně vloží a daná funkce je nezbytně zpracuje.
Zákazník určuje rozsah, účel, právní základ a dobu uchování těchto údajů.
3. Pokyny zákazníka
Údaje zpracováváme jen podle doložených pokynů zákazníka, kterými jsou smlouva, nastavení služby, úkony oprávněných uživatelů a další písemné pokyny. Pokud se domníváme, že pokyn porušuje právní předpisy o ochraně osobních údajů, zákazníka na to bez zbytečného odkladu upozorníme a můžeme jeho provedení pozastavit.
Zákazník odpovídá za zákonnost pokynů, za informování subjektů údajů a za to, že do služby vkládá pouze potřebné údaje.
4. Povinnosti zpracovatele
Zajíček Consulting s.r.o.:
- zaváže osoby s přístupem k údajům mlčenlivostí,
- používá přiměřená technická a organizační opatření podle čl. 32 GDPR,
- vede a omezuje přístupy podle pracovních rolí,
- pomáhá zákazníkovi v přiměřeném rozsahu vyřizovat práva subjektů údajů,
- pomáhá s posouzením vlivu, konzultacemi a plněním povinností při incidentech,
- bez zbytečného odkladu informuje zákazníka o potvrzeném porušení zabezpečení jeho osobních údajů,
- po skončení služby údaje podle volby zákazníka vrátí nebo vymaže, nebrání-li tomu právní povinnost nebo technický cyklus záloh.
Oznámení incidentu samo o sobě neznamená uznání odpovědnosti.
5. Bezpečnostní opatření
S ohledem na rizika používáme zejména:
- šifrovaný přenos dat a šifrování vybraných citlivých přístupových údajů,
- bezpečné hashování hesel,
- oddělení organizací a přístupů podle rolí,
- auditní, chybové a bezpečnostní záznamy,
- pravidelné zálohování a obnovovací postupy,
- řízení změn, aktualizace a omezení administrátorských přístupů,
- postup pro vyhodnocení a řešení bezpečnostních událostí.
Opatření můžeme měnit podle vývoje technologií, pokud nesnížíme celkovou úroveň ochrany.
6. Další zpracovatelé
Zákazník uděluje obecné oprávnění zapojit další zpracovatele potřebné pro provoz nebo aktivované funkce. Aktuální kategorie a hlavní dodavatelé jsou uvedeni v Zásadách ochrany osobních údajů.
O zamýšleném zapojení nového zpracovatele, které podstatně ovlivní zpracování zákaznických údajů, zákazníka přiměřeně informujeme. Zákazník může z oprávněného důvodu týkajícího se ochrany osobních údajů vznést námitku. Pokud nelze přijmout jiné přiměřené řešení, může před aktivací změny ukončit dotčenou funkci nebo službu.
Dalšího zpracovatele zavážeme povinnostmi ochrany osobních údajů v rozsahu odpovídajícím jeho činnosti.
7. Předávání mimo EHP
K předání mimo Evropský hospodářský prostor přistoupíme pouze při splnění podmínek GDPR, zejména na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardních smluvních doložek Evropské komise nebo jiné platné záruky. Na žádost poskytneme zákazníkovi dostupné informace o použitém mechanismu.
8. Práva subjektů údajů
Pokud obdržíme žádost, která se týká údajů zpracovávaných jménem zákazníka, předáme ji bez zbytečného odkladu zákazníkovi, nebrání-li tomu zákon. Samostatně na ni neodpovíme, pokud nás k tomu zákazník nepověří nebo nám to neuloží právní předpis.
Technické funkce služby a podpora umožňují podle okolností vyhledání, opravu, export, omezení nebo výmaz údajů.
9. Doložení souladu a audit
Na přiměřenou žádost poskytneme informace potřebné k doložení povinností podle čl. 28 GDPR. Zákazník může po předchozí dohodě provést audit sám nebo prostřednictvím nezávislého auditora v rozsahu přiměřeném riziku.
Audit nesmí nepřiměřeně narušit provoz, ohrozit údaje jiných zákazníků ani zpřístupnit obchodní tajemství. Je-li požadován nad rámec běžných podkladů bez důvodného podezření na porušení, můžeme požadovat úhradu účelných nákladů.
10. Pořadí dokumentů a kontakt
V otázkách zpracování osobních údajů má tato DPA přednost před obecnými obchodními podmínkami. Individuálně podepsaná zpracovatelská smlouva má přednost před touto verzí.
Dotazy a pokyny posílejte na [email protected].
DPA verze 1.0 | Zajíček Consulting s.r.o. | 24. července 2026