Zásady ochrany osobních údajů

Účinnost od: 24. července 2026
Verze: 2.0

Tyto zásady vysvětlují, jak služba Účetní OS zpracovává osobní údaje. Vždy záleží na tom, zda jednáme jako správce vlastních provozních údajů, nebo jako zpracovatel údajů, které do aplikace vloží zákazník.

1. Provozovatel a kontakt

Zajíček Consulting s.r.o.
IČO: 07343957, DIČ: CZ07343957
Sídlo: Nové sady 988/2, Staré Brno, 602 00 Brno
Zapsaná u Krajského soudu v Brně, sp. zn. C 120936
E-mail: [email protected]

Kontaktní osobu pro ochranu osobních údajů zastihnete na [email protected]. Pověřenec pro ochranu osobních údajů nebyl jmenován.

2. Kdy jsme správce a kdy zpracovatel

2.1 Jsme správcem

O účelu a způsobu zpracování rozhodujeme zejména u:

• registrace, přihlášení a zabezpečení uživatelského účtu,
• smluvního vztahu, předplatného, plateb a fakturace,
• podpory, provozní komunikace a řešení incidentů,
• provozních a bezpečnostních záznamů,
• obchodních sdělení, pokud je zasíláme na základě souhlasu nebo oprávněného zájmu.

2.2 Jsme zpracovatelem

U údajů, které zákazník vloží do svého pracovního prostoru – například účetních dokladů, bankovních výpisů, smluv, mezd, údajů zaměstnanců, dodavatelů a klientů – zpravidla jedná jako správce zákazník a my údaje zpracováváme podle jeho pokynů.

Žádost týkající se těchto údajů proto obvykle vyřizuje příslušný zákazník nebo účetní kancelář. Poskytneme jim potřebnou součinnost. Podrobnosti upravuje Smlouva o zpracování osobních údajů.

3. Jaké údaje zpracováváme

Podle používaných funkcí může jít zejména o:

• identifikační a kontaktní údaje: jméno, e-mail, telefon, firma, IČO, DIČ a pracovní role,
• údaje o účtu: přihlašovací identifikátor, bezpečně uložený otisk hesla, oprávnění, nastavení a historie souhlasů,
• smluvní a platební údaje: zvolený tarif, fakturační údaje, stav plateb a identifikátory plateb; celé údaje platební karty zpracovává Stripe,
• obsah pracovního prostoru: doklady, faktury, bankovní výpisy, účetní zápisy, daňové a mzdové podklady, smlouvy, cestovní příkazy, zprávy a přílohy,
• údaje z propojených služeb: pouze v rozsahu, který uživatel zvolenému propojení povolí, například soubory z Google Drive nebo dokumenty k podpisu,
• technické a bezpečnostní údaje: IP adresa, informace o zařízení a prohlížeči, časy přihlášení, auditní a chybové záznamy,
• údaje pro podporu: obsah požadavku, související komunikace a podklady.

Údaje získáváme přímo od uživatele, od organizace, která mu vytvořila přístup, z propojené služby na jeho pokyn nebo automaticky při bezpečném provozu aplikace.

4. Účely a právní základy

Pokud údaje zpracováváme za zákazníka, právní základ určuje zákazník jako správce.

5. Automatizace a umělá inteligence

Účetní OS může na pokyn uživatele nebo podle nastavení organizace použít automatické vytěžování, třídění, návrhy předkontací, kontrolu dokumentů, přepis zvuku nebo další asistované funkce. Příslušný obsah se odešle pouze poskytovateli potřebnému pro zvolenou funkci.

Výstupy mohou obsahovat chyby a musí je ověřit oprávněný uživatel. Aplikace sama bez potvrzení uživatele nečiní rozhodnutí, které by mělo právní nebo obdobně významný účinek, neodesílá podání úřadu ani neprovádí platby.

6. Příjemci a dodavatelé

Údaje zpřístupňujeme jen v nezbytném rozsahu. Podle zapnutých funkcí využíváme zejména:

Produkční databáze a úložiště jsou provozovány na naší vlastní instanci technologie Supabase na serverech Hetzner; společnost Supabase běžný produkční obsah nehostuje.

Údaje můžeme poskytnout také orgánu veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon nebo závazné rozhodnutí. Údaje neprodáváme datovým brokerům.

Předávání mimo EHP

Někteří dodavatelé mohou zpracovávat údaje mimo Evropský hospodářský prostor. V takovém případě používáme odpovídající právní záruku, například rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardní smluvní doložky Evropské komise a smluvní bezpečnostní opatření dodavatele.

7. Doba uchování a zrušení účtu

Doby uchování se liší podle role, účelu a pokynů zákazníka:

• účet a provozní údaje držíme po dobu používání služby a dále po dobu nutnou k vypořádání smlouvy a právních nároků,
• po žádosti o zrušení účtu běží 30denní ochranná lhůta; poté jsou osobní identifikátory uživatele anonymizovány,
• zrušení jednoho uživatelského účtu automaticky nemaže účetní obsah organizace, protože může patřit jiným oprávněným uživatelům nebo podléhat zákonnému uchování,
• účetní a daňové doklady poskytovatele uchováváme po zákonem stanovenou dobu, zpravidla 10 let,
• obsah zákaznického pracovního prostoru držíme podle pokynů zákazníka, nastavených lhůt a jeho zákonných povinností,
• položky přesunuté do koše jsou podle nastavení organizace mazány obvykle po 30, 60 nebo 90 dnech,
• technické a bezpečnostní záznamy držíme jen po dobu přiměřenou jejich účelu,
• denní provozní zálohy se průběžně přepisují, obvykle přibližně po 14 dnech.

Po skončení příslušné lhůty údaje vymažeme nebo anonymizujeme, pokud je nemusíme dále uchovat ze zákonného důvodu nebo pro ochranu právních nároků.

8. Zabezpečení

Používáme přiměřená technická a organizační opatření, zejména:

• šifrovaný přenos dat,
• bezpečné hashování hesel a šifrování vybraných citlivých přístupových údajů,
• řízení přístupu podle rolí a organizací,
• auditní a bezpečnostní záznamy,
• oddělené zálohy a obnovovací postupy,
• omezení přístupu na osoby, které jej potřebují k práci.

Žádný systém nemůže zaručit absolutní bezpečnost. Případný incident posuzujeme bez zbytečného odkladu a plníme oznamovací povinnosti podle GDPR.

9. Vaše práva

Pokud jsme správcem, můžete podle okolností požadovat:

• přístup k osobním údajům a jejich kopii,
• opravu nepřesných údajů,
• výmaz nebo omezení zpracování,
• přenositelnost údajů,
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
• odvolat souhlas, je-li zpracování založeno na souhlasu,
• podat stížnost u dozorového úřadu.

Žádost pošlete na [email protected]. Odpovíme bez zbytečného odkladu, zpravidla do jednoho měsíce. Před vyřízením můžeme přiměřeně ověřit totožnost žadatele.

Dozorovým úřadem je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.

10. Děti

Služba je určena podnikatelům, organizacím a jejich oprávněným uživatelům, nikoli dětem. Pokud zjistíme neoprávněné založení účtu dítětem, přijmeme přiměřené kroky k nápravě.

11. Cookies a změny zásad

Podrobnosti o ukládání údajů v prohlížeči jsou v Zásadách používání cookies.

Tyto zásady můžeme aktualizovat zejména při změně služby, dodavatelů nebo právních požadavků. Aktuální verze je vždy zveřejněna zde. O podstatné změně, která ovlivní práva uživatelů, informujeme přiměřeným způsobem před její účinností.

Verze 2.0 | Zajíček Consulting s.r.o. | 24. července 2026